Voorwaarden

Laatste update 20/10/2026

Besona / Werkbonnen.ai — voor website én app; geldt voor zakelijke licentienemers en hun gebruikers.

1. Definities

1.1Aanbieder: Besona B.V., gevestigd aan Kralingen 49, 1566 CC Assendelft en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42179813, leverancier van het Platform.
1.2Klant / Licentienemer: de zakelijke partij (zzp'er of onderneming) die een licentie voor het Platform afsluit.
1.3Platform: de applicatie Werkbonnen.ai, inclusief bijbehorende diensten.
1.4Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die namens Klant toegang heeft tot het Platform, waaronder de hoofdgebruiker en door Klant toegevoegde medewerkers.
1.5Overeenkomst: de licentieovereenkomst tussen Aanbieder en Klant, waarvan deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst onlosmakelijk onderdeel uitmaken.
1.6Klantgegevens: alle gegevens, waaronder persoonsgegevens van klanten van Klant, die Klant of Gebruikers invoeren, uploaden of genereren via het Platform.

2. Toepasselijkheid

2.1Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen van, en overeenkomsten met, Aanbieder betreffende het gebruik van het Platform.
2.2Deze voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op Klanten die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Het Platform wordt niet aan consumenten aangeboden.
2.3Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
2.4Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

3.1De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant een licentie voor het Platform afsluit via www.werkbonnen.ai en akkoord gaat met deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
3.2Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de bij het afsluiten van de licentie verstrekte gegevens, waaronder naam, KVK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer en contactgegevens van de hoofdgebruiker.

4. Gratis proefperiode

4.1Deze Voorwaarden zijn onverkort van toepassing op ieder gebruik van de Diensten gedurende een gratis proefperiode (“Proefperiode”), tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
4.2Door zich voor een Proefperiode te registreren, een account aan te maken en/of de Diensten gedurende de Proefperiode te gebruiken, aanvaardt de Klant deze Voorwaarden.
4.3Gedurende de Proefperiode kan de Klant de Diensten kosteloos gebruiken voor de duur en binnen de eventuele gebruiksbeperkingen die bij aanvang van de Proefperiode zijn vermeld.
4.4Voor zover wettelijk toegestaan, worden de Diensten gedurende de Proefperiode aangeboden op basis van beschikbaarheid. Eventuele bepalingen inzake serviceniveaus, garanties, credits, vergoedingen of andere verplichtingen die specifiek samenhangen met betaalde Diensten zijn gedurende de Proefperiode uitsluitend van toepassing indien dit uitdrukkelijk is overeengekomen.
4.5De Aanbieder kan de Proefperiode beëindigen, opschorten of beperken indien de Klant de Diensten gebruikt in strijd met deze Voorwaarden of indien redelijkerwijs sprake is van misbruik van de Proefperiode.
4.6Na afloop van de Proefperiode eindigt het recht op kosteloos gebruik van de Diensten, tenzij partijen overeenkomen dat de Klant de Diensten daarna op betaalde basis voortzet. Een betaalde overeenkomst komt uitsluitend tot stand overeenkomstig de daarvoor geldende afspraken en voorwaarden.

5. Licentie en gebruiksrecht

5.1Aanbieder verleent Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om het Platform te gebruiken gedurende de looptijd van de Overeenkomst, overeenkomstig het overeengekomen licentiepakket.
5.2De Klant kan gedurende de looptijd van de Overeenkomst het aantal Gebruikers uitbreiden of verminderen.
5.3Voor iedere aanvullende Gebruiker is de daarvoor geldende licentievergoeding verschuldigd vanaf het moment waarop de betreffende Gebruiker wordt toegevoegd. De vergoeding voor een aanvullende Gebruiker wordt naar rato berekend over het resterende deel van de betreffende kalendermaand en betaling zal bij de eerstvolgende factuur worden geïncasseerd.
5.4Indien de Klant een Gebruiker verwijdert of anderszins het aantal Gebruikers vermindert, blijft de vergoeding voor die Gebruiker verschuldigd tot het einde van de kalendermaand waarin de vermindering plaatsvindt. De vermindering wordt met ingang van de eerstvolgende kalendermaand verwerkt.
5.5Wijzigingen in het aantal Gebruikers worden maandelijks verrekend. Het verwijderen van een Gebruiker gedurende een kalendermaand geeft geen recht op restitutie, verrekening of creditering van vergoedingen die betrekking hebben op die kalendermaand.
5.6Klant is verantwoordelijk voor het beheer van eigen Gebruikersaccounts, waaronder het tijdig intrekken van toegang bij uitdiensttreding van een medewerker.
5.7Toegang tot het Platform vindt plaats met een gebruikersnaam en wachtwoord; Klant is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van inloggegevens.

6. Vergoeding en betaling

6.1Voor het gebruik van het Platform is Klant de vergoeding verschuldigd zoals vermeld op www.werkbonnen.ai op het moment van het afsluiten van de licentie.
6.2Betaling verloopt via de betaalprovider Stripe. Door een licentie af te sluiten machtigt Klant Aanbieder om de overeengekomen vergoeding via Stripe periodiek te incasseren.
6.3Bij niet-tijdige betaling is Aanbieder gerechtigd de toegang tot het Platform op te schorten, onverminderd het recht op betaling van de vervallen vergoeding, wettelijke rente en incassokosten.
6.4Prijzen kunnen jaarlijks worden geïndexeerd, dan wel gewijzigd met inachtneming van een aankondigings-termijn van 30 dagen.

7. Duur en opzegging

7.1De Overeenkomst wordt aangegaan voor een initiële periode van één (1) maand. Na afloop van deze initiële periode wordt de Overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met een periode van één (1) maand, tenzij de Klant de Overeenkomst opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand.
7.2De Overeenkomst kan derhalve na de eerste maand maandelijks worden opgezegd. De betalingsverplichtingen van de Klant blijven gedurende de toepasselijke opzegtermijn onverminderd van kracht.
7.3Beide partijen kunnen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen indien de andere partij, ook na schriftelijke ingebrekestelling, toerekenbaar tekortschiet, of in geval van faillissement, surseance van betaling of beëindiging van de bedrijfsactiviteiten van de andere partij.
7.4Na beëindiging van de Overeenkomst wordt de toegang tot het Platform beëindigd. Klant kan gedurende dertig (30) dagen na beëindiging de eigen Klantgegevens exporteren. Na afloop van deze termijn verwijdert Aanbieder de Klantgegevens conform de verwerkersovereenkomst, met dien verstande dat gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn en na het verstrijken daarvan worden verwijderd.

8. Gegevensverwerking en privacy

8.1Voor zover Aanbieder in het kader van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens Klant, waaronder de gegevens die Klant over zijn eigen klanten in het Platform invoert, zijn hierop de bepalingen van de tussen partijen gesloten verwerkersovereenkomst van toepassing. De verwerkersovereenkomst maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de Overeenkomst.
8.2Voor zover Aanbieder gegevens van Klant en diens Gebruikers zelf verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, waaronder accountgegevens, is de privacyverklaring van Aanbieder van toepassing, raadpleegbaar op www.werkbonnen.ai.
8.3Klant is en blijft zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn eigen klanten die hij via het Platform verwerkt, waaronder de verplichting om deze klanten hierover te informeren conform de AVG.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en support

9.1Aanbieder spant zich in om het Platform en de bijbehorende functionaliteiten naar behoren beschikbaar te stellen, maar garandeert niet dat het Platform te allen tijde ononderbroken, foutloos of volledig beschikbaar is. De beschikbaarheid van het Platform kan mede afhankelijk zijn van diensten, infrastructuur, software en systemen van derde partijen. Aanbieder is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor storingen, onderbrekingen of beperkingen die het gevolg zijn van omstandigheden die buiten de redelijke invloedssfeer van Aanbieder liggen, waaronder storingen of tekortkomingen bij dergelijke derde partijen.
9.2Aanbieder is gerechtigd het Platform en de daarin aangeboden functionaliteiten van tijd tot tijd te wijzigen, uit te breiden, te vervangen of te beëindigen, onder meer in verband met onderhoud, beveiliging, technische ontwikkelingen, wijzigingen in diensten van derde partijen of verdere ontwikkeling van het Platform. Aanbieder garandeert niet dat alle functionaliteiten gedurende de looptijd van de Overeenkomst ongewijzigd beschikbaar blijven.
9.3Indien een wijziging leidt tot een wezenlijke vermindering van de kernfunctionaliteiten van het Platform waarop de Klant redelijkerwijs mocht vertrouwen, zal Aanbieder de Klant daarover, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vooraf informeren.
9.4Aanbieder is gerechtigd het Platform tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of beveiligingsmaatregelen. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd.
9.5Voor vragen of storingen kan Klant contact opnemen via support@werkbonnen.ai.

10. Koppelingen met boekhoudprogramma’s van derden

10.1Het Platform kan koppelingen bieden met boekhoudprogramma’s en andere software of diensten van derde partijen, onder meer door middel van API’s. De werking en beschikbaarheid van dergelijke koppelingen zijn mede afhankelijk van de systemen, API’s en dienstverlening van de betreffende derde partij.
10.2Aanbieder garandeert niet dat een koppeling met een boekhoudprogramma of andere dienst van een derde partij te allen tijde beschikbaar, ononderbroken, foutloos of ongewijzigd zal functioneren. Aanbieder is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor schade als gevolg van storingen, fouten, vertragingen, wijzigingen, beperkingen of het beëindigen van een API, koppeling of andere dienstverlening door een derde partij.
10.3Aanbieder is evenmin aansprakelijk voor de juistheid, volledigheid of tijdigheid van gegevens die via een dergelijke koppeling door een derde partij worden aangeleverd of verwerkt, voor zover de betreffende onjuistheid, onvolledigheid of vertraging niet aan Aanbieder kan worden toegerekend.
10.4Indien een derde partij haar API, systemen of voorwaarden wijzigt, waardoor een koppeling niet langer of slechts beperkt kan worden aangeboden, is Aanbieder gerechtigd de betreffende koppeling aan te passen, tijdelijk op te schorten of te beëindigen.

11. AI-functionaliteiten

11.1Het Platform maakt gebruik van kunstmatige intelligentie en andere geautomatiseerde technologieën (“AI-functionaliteiten”), onder meer voor het verwerken van ingesproken of ingevoerde informatie en het herkennen, structureren en genereren van gegevens ten behoeve van onder andere werkbonnen, rapportages en facturen.
11.2De Klant erkent dat AI-functionaliteiten naar hun aard niet altijd volledig, juist of foutloos functioneren en dat de daarmee gegenereerde of verwerkte informatie onjuistheden, onvolledigheden of andere fouten kan bevatten. Aanbieder garandeert niet dat door AI-functionaliteiten gegenereerde of verwerkte informatie volledig, juist, foutloos of geschikt is voor een specifiek doel.
11.3De Klant is verantwoordelijk voor het controleren van door AI-functionaliteiten gegenereerde of verwerkte informatie voordat deze definitief wordt gebruikt, verwerkt, verzonden of anderszins aan derden ter beschikking wordt gesteld. De Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de inhoud en juistheid van de uiteindelijke werkbonnen, rapportages, facturen en overige documenten of gegevens die met behulp van het Platform worden opgesteld.
11.4Voor zover wettelijk toegestaan, is Aanbieder niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van het zonder adequate controle gebruiken van door AI-functionaliteiten gegenereerde of verwerkte informatie.
11.5Voor de uitvoering van de AI-functionaliteiten kan Aanbieder gebruikmaken van externe AI-dienstverleners. Invoer, gegevens en andere informatie kunnen in dat kader door of via dergelijke dienstverleners worden verwerkt. Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, vindt deze verwerking plaats overeenkomstig de toepasselijke privacyverklaring, verwerkersovereenkomst en toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

12. Intellectueel eigendom

12.1Alle rechten van intellectuele eigendom op het Platform, waaronder software, broncode, merken en documentatie, berusten bij Aanbieder of diens licentiegevers. De Overeenkomst strekt niet tot overdracht van enig recht van intellectuele eigendom.
12.2Klantgegevens die Klant of diens Gebruikers in het Platform invoeren, blijven eigendom van Klant.

13. Gebruiksregels

13.1Klant gebruikt het Platform uitsluitend voor de administratieve verwerking van eigen werkzaamheden en de daarbij behorende klantgegevens, en niet voor onrechtmatige doeleinden.
13.2Het is Klant niet toegestaan het Platform te (laten) reverse-engineeren, te decompileren, of aan derden ter beschikking te stellen anders dan toegestaan onder deze voorwaarden.
13.3Klant staat ervoor in dat de door hem of zijn Gebruikers ingevoerde gegevens juist zijn, en dat hij gerechtigd is deze gegevens, waaronder persoonsgegevens van zijn eigen klanten, te verwerken.
13.4Klant draagt er zorg voor dat hij, voordat hij via het Platform persoonsgegevens van zijn eigen klanten verwerkt, een adequate en AVG-conforme privacyverklaring aan die klanten beschikbaar heeft gesteld.
13.5Indien Aanbieder vaststelt dat Klant deze gebruiksregels overtreedt, of hierover een gegronde klacht ontvangt, is Aanbieder gerechtigd de toegang tot het Platform (gedeeltelijk) op te schorten of te beëindigen, onverminderd het recht van Aanbieder op vergoeding van eventuele schade.

14. Aansprakelijkheid

14.1De totale aansprakelijkheid van Aanbieder voor schade voortvloeiend uit de Overeenkomst is per gebeurtenis (een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot het bedrag dat Klant in de 12 (twaalf) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Aanbieder heeft betaald, met een maximum van €1000,-.
14.2Aanbieder is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
14.3De beperkingen in dit artikel gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van Aanbieder, en niet voor zover dwingend recht een beperking van aansprakelijkheid niet toestaat.
14.4Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat Klant de schade uiterlijk binnen 30 (dertig) dagen na ontdekking schriftelijk bij Aanbieder meldt.

15. Overmacht

15.1Aanbieder is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht, waaronder in ieder geval begrepen storingen bij hostingproviders, betaalproviders of internetverbindingen buiten de invloedssfeer van Aanbieder.

16. Wijzigingen

16.1Aanbieder is gerechtigd deze voorwaarden en/of de functionaliteit van het Platform te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden voor zover mogelijk dertig (30) dagen voorafgaand aan de inwerkingtreding aan Klant bekendgemaakt.
16.2Indien Klant niet akkoord is met een wezenlijke wijziging, kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt.

17. Overdracht

17.1Klant is niet gerechtigd rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst aan derden over te dragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aanbieder. Aanbieder is gerechtigd de Overeenkomst over te dragen aan een aan haar gelieerde onderneming.

18. Klachten

18.1Klachten over de uitvoering van de Overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 10 (tien) dagen na constatering, schriftelijk te worden gemeld bij Aanbieder via support@werkbonnen.ai.

19. Toepasselijk recht en geschillen

19.1Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
19.2Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Aanbieder is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

20. Slotbepalingen

20.1Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig blijkt of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen vervangen de nietige of vernietigde bepaling door een bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.
20.2Waar in deze voorwaarden een schriftelijke mededeling wordt vereist, wordt hieraan ook voldaan indien de mededeling per e-mail of via een bericht in het Platform wordt verricht, mits in voldoende mate vaststaat dat het bericht afkomstig is van de vermeende afzender en de inhoud niet is aangetast.
20.3De door Aanbieder opgeslagen versie van communicatie en gegevens geldt als bewijs, tenzij Klant tegenbewijs levert.
20.4De meest recente versie van deze voorwaarden is steeds raadpleegbaar op www.werkbonnen.ai.